עריכת מכרז בניה - WIN WIN

תיאור מצב: בניין של 5 קומות, תל אביב, עבודות בסיסיות ורגילות, חוברת מכרז של 500 עמודים!!

איך לעזאזל אמור הקבלן להצליח להגיש את הצעתו בזמן, וגם אם הגיש, איך מצופה ממנו (או שלא) לקרוא את הדברים בין השורות של הדפים העמוסים?

בהמשך למאמר הקודם על מגדל בבל, בו נאמר על היעדר שפה משותפת בענף, ועל כך שכל אחד מושך את היריעה למקום אחר עד לקריעתה, גם כאן, בשלב עריכת המכרז, ניתן לראות בבירור שאין חץ אחד מוכוון ומדויק לעבר המטרה, ובואו לא נשכח שהמטרה היא לספק ללקוח הקצה, הדייר את המיטב ולשמור על איכות המוצר תוך התנהלות עסקית תקינה.

אז מה קורה היום?

אותה חוברת של "500 עמודים", אמורה להכיל בתוכה את סט המסמכים המשפטיים, את התנאים הכלליים המיוחדים (00-מוקדמות), את המפרטים הטכניים המיוחדים, כתב כמויות, רשימת תכניות ועוד שלל מסמכים.

המסה הקריטית וגם החשובה ביותר נמצאת בין התנאים הכלליים המיוחדים ועד לסיום המפרטים הטכניים המיוחדים. עקב תרבות הכסת"ח אשר אופפת את הענף (כרגע בסיטואציה הנוכחית בה כל אחד מנסה לתבוע את השני, שריון הכסת"ח לצערי הוא חלק בלתי נמנע וטבעי מהתהליך), כל הנוגעים לדבר מעמיסים מכל הבא ליד בשביל שחס וחלילה לא יתאפשר לקבלן להעמיס חריגים על הפרויקט. ולרגע שלא תחשבו שאני בעד חריגים ולצערי הגענו למעין DEADLOCK שהדרך יציאה ממנו היא לבצע RESET ולפתוח דף חלק ונקי עם דם חדש שיזרום בעורקי הענף העתיק הזה.

למה התכוון המשורר בתחילת דרכו שהמציא את הספר הכחול? כוונתו הייתה לייצר מעין GUIDE שיעמוד ברקע כל פרויקט ושעל בסיסו תבנה שפה משותפת ועקרונות מוסכמים לשיתוף הפעולה בין הקבלן ליזם. דרך אגב, זאת גם הסיבה שאותו ספר כחול אינו מצורף לחוברת המכרז אלא זוכה להפניה לגרסתו המעודכנת ביותר.

הכוונה במפרטים הטכניים המיוחדים בחוברת המכרז היא לאפשר לאותו מתכנן, להוסיף השלמות רלוונטיות לאותו הפרויקט אשר לא מופיעות בספר הכחול!

מה המרחק בין כוונת המשורר למה שקורה בפועל? גדול מאוד.

היום, חוברות המכרז הן אוסף עצום של העתקות והדבקות חוזרות ונשנות מפרויקט כזה, לפרויקט אחר וכן הלאה. היום למעשה, ניתן למצוא כבר את כל הספר הכחול בתוך חוברת המכרז מהמוקדמות ועד לסיום המפרטים הטכניים המיוחדים. בליל שלם של מילים, לקחים שהצטברו ליזמים ונערמו להם תחת הכותרת "הערות כלליות" בסוף כל פרק, כפילויות אינסופיות של סעיפים וכו'.

שוב, איני בא להאשים אף אחד, אלא רק לסמן עוד בעיה בענף המיושן הזה.

אז מה עושים?

הפתרון הוא די פשוט. ללחוץ על כפתור הפורמט במחשב, לפרמט ולמחוק את כל מה שהכרנו עד היום ולהתחיל מאפס!

צריך לאפס את עקרונות העבודה ולכוון לעבר מטרה חדשה.

טרם נרוץ לחוברת המכרז, המטרה העיקרית והבסיסית שצריכה להנחות את כל הנוגעים בדבר היא: כנות, אחדות וסינרגיה בין היזם לחברת הביצוע. משם הכל יהיה יותר פשוט וכל אחד ילך לישון בשקט בסיום כל יום עבודה. זמני הפרויקט יתקצרו, איכות וטיב העבודה ילכו וישתפרו ונראה תחילתו של עידן חדש. על פניו נשמע פשוט, אבל יש הרבה לכלכוך ומשקעים לנקות.

המטרה המשנית שהיא חוברת המכרז אמורה לייצר שפה משותפת בין היזם לחברת הביצוע ולציין נקודות חשובות בתהליך לתשומת לב שני הצדדים בכדי לא לגרור אי הבנות תוך כדי ביצוע. בקיצור, תאום ציפיות בריא, כנה וללא עצימת עיניים (כן, גם אם ליבנו אומר זה "הסכם פאושלי").

איך מייצרים תאום ציפיות בריא דרך חוברת המכרז?

1. רישום לוגי נקודתי ותמציתי - רושמים רק את הדברים הקשורים לפרויקט בצורה מאוד נקודתית, לוגית ושאינה משתמעת לשתי פנים. לא עושים COPY PASTE, לא מעתיקים את הספר הכחול רק כדי שנרגיש שלא שכחנו משהו.

2. עריכה – עריכה בפונט אחיד ובגודל אחיד. שילוב תוכן עניינים והפניות. המטרה היא להקל על הקורא ולאפשר לו להגיע לכלל הפרטים, קטנים או גדולים ככל שיהיו.

3. אספקת מפרטים טכניים ע"י היועצים - דורשים מכל יועץ המעורב בפרויקט לספק את המפרט הטכני המיוחד שלו הרלוונטי לפרויקט. שוב פעם, לא להעתיק את הספר הכחול ולא למחזר מפרטים מפרויקטים אחרים. מטרת המפרט הטכני המיוחד הוא לציין תוספות מעבר לספר הכחול! משום מה בעידן החדש של ענף הבניה הישראלי של 2016, הקונסטרוקטור והאדריכל לא מכינים מפרטים. יועץ האיטום, (באם יש) גם, רק לעיתים ועוד כאלו ואחרים שכתיבת המפרט יצאה מהגדרת התפקיד שלהם. יש להתעקש לקבל מפרטים אלו.

4. ניהול זמן – יש לשים לב לא להגיע לדקה ה-90 בעריכת המכרז ואז לבצע עריכות ותיקונים. הכמאי הוא צוואר הבקבוק ויש לאפשר לו זמן מספק לצורך עריכת המכרז, תיקון פערים וכו'.

5. WIN WIN – הכוונה היא לא להיות תמימים. בסוף מדובר בכסף רב שעלול ליפול בין הכיסאות. המטרה היא לכתוב את הדברים בצורה שתטיב עם שני הצדדים. מה שנקרא WIN WIN. ההיסטוריה הוכיחה שמה שלא עובד בצורה זו פשוט יוצר כשלים ומאט את התקדמות הפרויקט ו/או פוגע באיכותו.

לסיכום,

חוברת המכרז היא כלי לתאום ציפיות בין הצד היזמי לצד המבצע. צריך לשמור עליה שתישאר קצרה, תמציתית והגונה. רק כך, נוכל להבטיח את הסינרגיה שכולנו מייחלים לה ולהעלות את רמת איכות הפרויקטים המבוצעים בענף הבנייה הישראלי.